Leksjon 7
Internkontroll
Læringsmål
Etter denne leksjonen skal du kunne:
- forklare hva internkontroll er
- vite hvem som har ansvar for internkontroll
- forstå at internkontrollen skal være tilpasset virksomheten
- beskrive hva en enkel internkontroll bør inneholde
- se sammenhengen mellom internkontroll og kommunal kontroll
Hva internkontroll er
Internkontroll er virksomhetens egne systematiske tiltak for å sikre at driften skjer i samsvar med bevillingen, alkoholloven og alkoholforskriften.
Det betyr at internkontroll ikke bare er en perm, en mappe eller et dokument som ligger i ro. Den skal hjelpe stedet å planlegge, organisere, utføre og vedlikeholde driften på en lovlig og forsvarlig måte.
Tilpasset virksomheten
Alkoholforskriften krever at internkontrollen tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold.
En liten restaurant og et stort utested med nattdrift kan derfor ha ulike rutiner, men begge må ha et system som faktisk passer driften. Dokumentasjonen skal være oppdatert og tilgjengelig for kontrollmyndigheten.
De seks hovedpunktene
Internkontrollen innebærer at virksomheten skal:
| Punkt | Hva det betyr i praksis |
|---|---|
| 1. Oversikt over krav | Kjenn bevillingen, vilkår, lov og forskrift. |
| 2. Kunnskap hos ansatte | Sørg for opplæring og kompetanse. |
| 3. Organisering og ansvar | Vis hvem som gjør hva, og hvem som har ansvar. |
| 4. Rutiner | Ha rutiner som sikrer at kravene overholdes. |
| 5. Avvik | Forebygg, avdekk og rett opp feil. |
| 6. Regelmessig gjennomgang | Kontroller at systemet fortsatt virker. |
På prøven bør du kunne kjenne igjen alle seks, men i praksis er poenget enda viktigere: systemet skal gjøre de ansatte tryggere i konkrete situasjoner.
Eksempler på gode rutiner
Et skjenkested bør ha rutiner for blant annet:
- legitimasjonskontroll
- håndtering av åpenbart påvirkede gjester
- skjenkestopp og rydding etter skjenketid
- gjester som tar med alkohol ut
- medbrakt alkohol
- opplæring av nye ansatte
- avvik etter intern eller kommunal kontroll
Rutinen bør være kort nok til å brukes, men tydelig nok til at ansatte vet hva de skal gjøre under press.
Fordypning før prøven
Alkoholforskriften kapittel 8 gjør internkontroll til et styringsverktøy. Det er bevillingshaver som har ansvaret, men styrer må i praksis sørge for at systemet fungerer i den daglige driften. Kommunen kontrollerer ikke bare om dokumentet finnes, men om virksomheten faktisk drives i samsvar med det.
| Del av internkontrollen | Eksempel på innhold |
|---|---|
| Oversikt over regelverk | Bevilling, vilkår, lokale skjenketider, aldersregler og rutiner for påvirkede gjester. |
| Ansvarsfordeling | Hvem er styrer, stedfortreder, ansvarsvakt og opplæringsansvarlig? |
| Risikokartlegging | Når er risikoen størst: natt, helg, uteservering, store grupper, arrangementer? |
| Rutiner | Hvordan sjekkes legitimasjon, skjenkestopp, medbrakt alkohol og bortvisning? |
| Avvik | Hvordan registreres, rettes og følges brudd eller nesten-brudd opp? |
| Gjennomgang | Hvor ofte sjekkes det at systemet fortsatt passer driften? |
Opplæring er en del av kontrollen
Bevillingshaver og styrer plikter å føre tilsyn med de ansattes skjenking og sørge for at ansatte kjenner regelverket og får nødvendig veiledning. Det holder derfor ikke at én person “kan loven” hvis resten av personalet ikke vet hva de skal gjøre ved legitimasjonstvil, beruselse eller skjenkestopp.
En enkel opplæringslogg kan vise:
- hvem som har fått opplæring
- hvilke temaer som er gjennomgått
- når opplæringen ble gitt
- hvem som ga opplæringen
- hvilke avvik eller hendelser som har ført til ny opplæring
Unntak og tilpasning
Kravet til internkontroll gjelder ikke på samme måte for ambulerende bevilling etter alkoholloven § 4-5. For andre korte eller små bevillinger kan det i noen tilfeller gjøres unntak når det vil virke urimelig. Hovedregelen for ordinære skjenkesteder er likevel klar: internkontroll må finnes, være tilpasset og være i bruk.
Eksamenstanke
Hvis et svaralternativ sier at internkontroll er “en perm som må ligge på kontoret”, er det for snevert. Riktig forståelse er systematisk styring: ansvar, rutiner, opplæring, avvik og forbedring.
Kort case
Kommunen kommer på kontroll. Stedet har en internkontrollperm, men den er gammel, flere ansatte vet ikke hvor den ligger, og rutinene beskriver ikke dagens drift.
Da har stedet et internkontrollproblem. Dokumentasjonen er ikke oppdatert, og ansatte har ikke tilstrekkelig kunnskap om rutinene. Styrer bør behandle dette som et avvik, oppdatere systemet og sørge for ny opplæring.
Typiske feil
- Å tro at internkontroll bare er et dokument.
- Å ikke oppdatere rutinene når driften endrer seg.
- Å ha rutiner de ansatte ikke kjenner.
- Å mangle dokumentasjon på opplæring.
- Å ikke ha rutiner for å oppdage og rette avvik.
Test deg selv
Svar på kontrollspørsmålene under. Spør deg selv om internkontrollen faktisk hjelper stedet å gjøre riktig når situasjonen oppstår.